Juhtimisinfo haldamine kuni otsuste sündimiseni

Ministeeriumis luuakse iga päev uusi dokumente – õigusakte, juhendeid, memosid, märgukirju – ning koostatakse strateegiaid, tegevuskavasid, uuringuid ja analüüse. Need on osa meie igapäevatööst ning aitavad meil oma eesmärke täita. Kuid kuidas tagada, et kõik kolleegid oleksid loodavate materjalidega kursis, ja kuidas leida dokumentide virvarris vajalikul hetkel üles just see õige?

Kaitseministeeriumis ja kogu meie valitsemisalas on eri juhtimistasandid. Loomulikult ei pea minister või kantsler kinnitama iga loodavat dokumenti. Samas koostatakse palju selliseid dokumente, mille puhul on oluline tagada kõigi juhtimistasandite teadlikkus ja kooskõlastus.

Tähtsamate teemade arutamiseks ja otsustamiseks on meil kasutusel otsustuskoosolekud, kus arutatakse teemasid ministeeriumi juhtkonnas kantsleri ja asekantslerite ringis. Seejärel liiguvad teemad edasi valitsemisala asutuste nõupidamisele, millel osalevad ka valitsemisala asutuste juhid. Protsessi eesmärk on see, et ministri kätte jõuaksid madalamate tasemete koosolekutel heaks kiidetud läbimõeldud materjalid.

Parem ja kiirem kaasatus

Taoline otsustuskoosolekute süsteem võib tunduda pika ja bürokraatlikuna, kuid teisest küljest kaasatakse tänu sellele kõik osalised ning otsustamist vajavad teemad töötatakse põhjalikult läbi, sest igas etapis võib tulla parandusettepanekuid. Keskmiselt kestab protsess kaks nädalat.

Pädevate otsuste tegemiseks on juhtidel otsustuskoosolekute raames ja teenistujatel oma igapäevatöös vaja informatsiooni.

Infohalduskeskkondi on erinevaid ning ka Kaitseministeerium haldab oma infot ja jagab seda eri kanalites, kuid oleme kokku leppinud, et juhtimise seisukohast oluline teave, sh otsustuskoosolekute materjalid, on koondatud juhtimisinfo keskkonda.

Kõik vajalik ühest kohast

Juhtimisinfo keskkonna peamine eelis on see, et selles sisalduvale informatsioonile saab läheneda eri vaatenurkadest: igal osakonnal on oma töölaud, millel avaldatakse osakonna tegemistega seotud dokumendid, tööplaanid ja juhtkonna otsustuskoosolekutelt tulnud ülesanded koos tähtaegadega.

Lisaks saab juhtimisinfo keskkonnast teabe kätte temaatiliselt, kuna ministeeriumi kogu tegevus on jaotatud valdkondadeks ja iga valdkonna töölauale koondub selle konkreetse valdkonnaga seotud informatsioon. Igal ministeeriumi töötajal on võimalik kujundada ka oma töölaud, kuhu saab koondada konkreetse inimesega seotud ülesanded ja materjalid.

Varasemate andmete säilitamine

Juhtimisinfo keskkonnas saab süstematiseeritud kujul säilitada ka varasemaid andmeid. Tänu sellele saab vajaduse korral varasemaid otsuseid vaadata. Kuna inimesed vahetuvad ja ka otsuseid võidakse muuta, siis on mõnikord hea ajas tagasi minna ning välja selgitada, kes mida, millal ja miks otsustas.

Kindlasti on oluline ka see, et erinevad koolitusmaterjalid ja õigusaktid oleksid ühes kohas ja kiiresti leitavad.

Selged eesmärgid ja ajaga kohanemine

Juhtimisinfo keskkond võeti Kaitseministeeriumis kasutusele 2018. aastal ja esialgu oli selles sisalduva info hulk piiratud.

Keskkonnas olid peamiselt vaid juhtkonna koosolekute materjalid. Tasapisi oleme juhtimisinfo keskkonna ulatust laiendanud ning ka ministeeriumi töötajad harjuvad seda üha enam kasutama, sest olgem ausad, kõnealuses keskkonnas oleva teabe hulk ja kvaliteet oleneb ju ikkagi nendest, kes seda infot sinna sisestavad.

On täiesti loomulik, et iga uue asjaga harjumine võtab aega ning ka uue keskkonna kasutamist on vaja õppida ja harjutada. Samuti on vaja keskkonda ennast pidevalt arendada, et see oleks kasutajatele võimalikult mugav ja arusaadav, kuid pakuks samal ajal palju erinevaid võimalusi. See on jätkuv õppimisprotsess meile kõigile.

Kristel Ilumäe

Kaitseministeeriumi arendusnõunik